Uitbesteding

Een uitbesteding van activiteiten vraagt om een adequate beheersing van de risico’s door financiële ondernemingen. Zeker als het gaat om uitbesteding van activiteiten binnen de primaire processen van financiële ondernemingen. Wanneer u bepaalde activiteiten gaat uitbesteden, dan moet u dit vooraf melden bij de AFM. Een melding van een (geplande) uitbesteding biedt de AFM een actueel overzicht van de werkzaamheden die worden uitbesteed. Met dit overzicht kan de AFM zorg dragen voor proactief en risico gestuurd toezicht op uitbesteding.

Voor welke ondernemingen geldt de meldingsprocedure?

De meldingsprocedure ziet uitsluitend op een melding van een uitbesteding voor:

- Een beheerder van een beleggingsinstelling
- Een beheerder van een icbe
- Een beleggingsonderneming

Alleen met de nadrukkelijke toestemming van de AFM kan een onderneming afwijken van de meldingsprocedure.

Wat moet een onderneming melden?

U hoeft niet alle uitbestedingen te melden. Het is aan een financiële onderneming zelf om te beoordelen of en, zo ja, welke uitbesteding zij moet melden. Om een melding van een uitbesteding te doen, heeft de AFM een gestandaardiseerd meldingsformulier gemaakt. Via dit meldingsformulier kunt u een uitbesteding melden, waaronder de uitbesteding van IT- en clouddiensten.

Het meldingsformulier bevat verschillende informatie-onderdelen. U moet voor iedere uitbesteding antwoord geven op de verschillende onderdelen. Als een onderdeel niet voor uw onderneming geldt, dan vult u in het antwoordveld 'niet van toepassing' in. Als een onderdeel naar uw mening voorbij gaat aan de wettelijke meldingsplicht, dan kunt u ervoor kiezen om het antwoordveld leeg te laten.

Welke uitbestedingen moet uw onderneming melden?

U hoeft uitsluitend melding te doen van de materiële activiteiten die uw onderneming heeft uitbesteed, ongeacht of dit gebeurt aan een externe of interne (groepsmaatschappij) dienstverlener. Het gaat hierbij om activiteiten die betrekking hebben op het primaire proces van uw onderneming. Uw onderneming moet zelf beoordelen welke uitbestedingen hieronder vallen (via een zogenaamd materialiteitsassessment).

Wanneer moet uw onderneming melden?

U moet een uitbesteding melden voor u de activiteiten uitbesteedt aan een dienstverlener.

Wie vult het meldingsformulier in en hoe stuurt u het op?

De melding moet bij de verzending digitaal ondertekend worden door een bestuurder of een bevoegde functionaris van uw onderneming. Door de ondertekening wordt verklaard dat de melding naar waarheid is ingevuld.

U verstuurt het ingevulde meldingsformulier via Cryptshare aan de AFM aan het e-mailadres: uitbestedingen@afm.nl.

Vragen?

Voor meer informatie over de meldingsprocedure, verwijzen wij u naar de Handleiding meldingen uitbesteding. Als de handleiding geen antwoorden geeft op uw specifieke vragen, neem dan contact op met ons Ondernemersloket.

Financieel dienstverleners moeten aan de AFM doorgeven welke diensten en activiteiten de onderneming heeft uitbesteed. U ontvangt hiervoor een uitvraag van de AFM. De uitbestede diensten en activiteiten moeten worden aangeleverd in een vast format. Hieronder leest u meer over de uitvraag uitbesteding en de manier waarop u hieraan kunt voldoen.

Voor wie geldt de uitvraag uitbesteding?

De Wet op het financieel toezicht (artikel 4:15) stelt eisen met betrekking tot een integere en beheerste bedrijfsvoering. Hieronder valt onder meer dat uw onderneming zorg draagt voor de beheersing van de uitbesteding van activiteiten en diensten. Dit geldt voor alle financieel dienstverleners die onder Nederlands toezicht vallen. Als uw onderneming binnen de uitvraagpopulatie valt, stuurt de AFM uw onderneming een vooraankondigingsbrief voor de uitvraag.

Voorbereiding op de uitvraag uitbesteding

U kunt zich voorbereiden op de uitvraag uitbesteding door de handleiding te lezen. In deze handleiding leest u meer over de opzet van de uitvraag, de definitie van de datapunten en de manier waarop u het bestand moet opslaan. Over iedere uitbestede activiteit of dienst moet u een aantal kenmerken rapporteren. Dit kunt u doen door het Excelbestand in te vullen.

Invoeren van uitbestede diensten en activiteiten in het Excelmodel

Het Excel-invulblad uitbesteding is een Excelsheet om uw uitbestede diensten en activiteiten te administreren. Voor iedere uitbestede dienst of activiteit kunt u een regel in het Excel-invulblad vullen. U kunt alleen regels toevoegen tussen de blauwe lijnen in het Excel-invulblad. Als een uitbesteding meerdere jaren loopt, moet deze ieder jaar worden doorgegeven. Als een uitbesteding eindigt in het tijdvak waar de uitvraag over gaat, moet deze ook worden gerapporteerd.

Het Excel-invulblad bestaat uit meerdere tabbladen:

- Voorblad (tabblad 1): vul hier de gegevens van uw onderneming in
- Uitbestedingsregels (tabblad 2): vul hier de uitbestede diensten en activiteiten in
- Toegestane waardes (tabblad 3): hier vindt u de toegestane waardes voor de datapunten.

In de ‘Handleiding uitvraag uitbesteding’ leest u meer over de opzet van de uitvraag, de definitie van de datapunten en de manier waarop u het bestand kunt opslaan. U vindt hiernaast een leeg Excel invulblad dat u moet gebruiken voor uw rapportage. Ook vindt u hier een voorbeeld van een ingevuld invulblad uitbesteding.

Op het moment dat de AFM u vraagt om te rapporteren, moet u het volledig ingevulde Excel invulblad uitbesteding volgens de instructie lokaal opslaan. Vervolgens moet u deze uploaden in uw rapportageomgeving. U ontvangt ieder jaar een persoonlijke link naar de rapportageomgeving.

Planning uitvraag uitbesteding

De financieel dienstverleners die de uitvraag uitbesteding moeten invullen, ontvangen een informatieverzoek met een gebruikersnaam. Enkele dagen later verstuurt de AFM de wachtwoorden. De gebruikersnaam en het wachtwoord heeft u nodig om toegang te krijgen tot de rapportageomgeving. U heeft vervolgens vier weken de tijd om het bestand te uploaden. Ook als uw onderneming geen uitbestedingen heeft, moet u dit in de rapportageomgeving registreren. Als uw onderneming meerdere vergunningen bij de AFM heeft, sturen wij u voor iedere vergunning een uitvraag. U moet voor iedere vergunning apart rapporteren.

Een uitbesteding van activiteiten vraagt om een adequate beheersing van de risico’s door financiële ondernemingen. Zeker als het gaat om uitbesteding van activiteiten binnen de primaire processen van financiële ondernemingen. Via het informatieverzoek vragen wij u een volledig en actueel overzicht te geven van de materiële werkzaamheden die uw onderneming heeft uitbesteed. Tegelijkertijd wordt uw onderneming gevraagd de kenmerken van enkele beheersmaatregelen op te voeren. Met dit inzicht kan de AFM zorg dragen voor proactief en risico gestuurd toezicht op uitbesteding.

Aan wie is het informatieverzoek gericht?

Het informatieverzoek geldt voor beleggingsondernemingen met een vergunning zoals bedoeld in artikel 2:96 lid 1, Wft (uitgezonderd ondernemingen met deelvergunning exploiteren van een OTF of MTF), beheerders van een icbe met een vergunning zoals bedoeld in artikel 2:69b lid 1, Wft en beheerders van een beleggingsinstelling met een vergunning zoals bedoeld in artikel 2:65, Wft.

Voorbereiding op de uitbestedingsrapportage

De uitbestedingsrapportage bestaat uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel is een Excel template rapportage waarin specifieke informatie per uitbesteding aangeleverd moet worden. Het tweede onderdeel is een questionnaire die enkele algemene vragen bevat over uw onderneming en over de kenmerken van uw uitbestedingsbeleid, due diligence en monitoringsprocedure.

U kunt zich voorbereiden op de uitbestedingsrapportage door de ‘Handleiding Uitbestedingsrapportage’ door te lezen. In deze handleiding leest u meer over de opzet van de uitvraag, de definitie van de datapunten en de manier waarop u de Excel template rapportage moet opslaan.

Invoeren van uitbestedingen in de Excel template rapportage

In de Excel template rapportage wordt u gevraagd om specifieke informatie per uitbesteding op te voeren. Er worden hierbij 54 verschillende informatie onderdelen onderscheiden. In het geval uw onderneming met een individuele dienstverlener meerdere uitbestedingsovereenkomsten bent aangegaan, dan moet u iedere uitbesteding afzonderlijk opvoeren. De Excel template rapportage kunt u downloaden binnen de rapportageomgeving, zodat u deze vervolgens kunt invullen en ten slotte weer kunt uploaden.

Het Excel-invulblad bestaat uit meerdere tabbladen:

- voorblad (tabblad 1): vul hier de gegevens van uw onderneming in
- uitbestedingsregels (tabblad 2): vul hier de uitbestede diensten en activiteiten in

Op het moment dat de AFM u vraagt om te rapporteren, moet u het volledig ingevulde Excel invulblad uitbesteding volgens de instructie lokaal opslaan. Vervolgens moet u deze uploaden in uw rapportageomgeving.

Planning uitvraag uitbesteding

Uw onderneming heeft de aankondiging van het informatieverzoek per brief ontvangen. In deze brief is een gebruikersnaam opgenomen die u nodig heeft om in de rapportageomgeving te kunnen inloggen. Het wachtwoord ontvangt uw onderneming in een aparte brief enkele dagen voordat de rapportageperiode start.