Eed of belofte

In principe wel. Het is de onderneming die moet kunnen aantonen dat de betrokkene de eed/belofte heeft afgelegd. De verplichting geldt ook per functie; bijvoorbeeld als iemand van een functie zonder inhoudelijk klantcontact naar een functie met inhoudelijk klantcontact gaat.

Als iemand al eerder werkzaam is geweest voor de onderneming en hij aantoonbaar een gelijkluidende eed of belofte heeft afgelegd, hoeft dit niet opnieuw. Dit moet overigens wel weer als er inmiddels meer dan 5 jaar zijn verstreken sinds het beëindigen van werkzaamheden voor de onderneming.

Een nieuwe werkgever mag niet een eerder (bij een andere werkgever) afgelegde eed of belofte in het personeelsdossier opslaan. De eed of belofte wordt gemaakt aan de onderneming waar de betreffende persoon werkzaam is en is afhankelijk van de functie die daar wordt vervuld.

Nee. De geschiktheidseisen zijn doorlopend en meeromvattend (kennis, vaardigheden en professioneel gedrag). Dit betekent dat, indien na aantreden van de persoon blijkt dat hij de eed of belofte niet aflegt of niet naleeft, de toezichthouder de geschiktheid opnieuw kan beoordelen. Er zal in de zogenoemde hertoetsing dan door de toezichthouder onder andere opnieuw worden bezien of de betrokkene voldoet aan het geschiktheidselement ‘professioneel gedrag’ zoals opgenomen in de Beleidsregel geschiktheid 2012 van DNB en de AFM.

Hertoetsing kan verschillende consequenties hebben. Welke consequenties dat zijn hangt af van diverse omstandigheden, zoals de ernst van de feiten en de rol van de beleidsbepaler of toezichthouder (lid van de RvC en RvT) bij de door de AFM geconstateerde overtreding van de eed. Zo heeft een zware overtreding eerder gevolgen voor de geschiktheid dan een lichte overtreding. Dit kan er in een uiterst geval toe leiden dat de dagelijks beleidsbepaler of interne toezichthouder wordt heengezonden en zijn of haar functie niet langer mag uitoefenen).

Het afleggen van de eed of belofte gebeurt ten overstaan van een persoon in een hogere functie, indien dat mogelijk is. De woorden ‘indien mogelijk’ hebben betrekking op de situatie waarin sprake is van een zelfstandige zonder enig personeel (zzp’er) of een eenmanszaak. In dat geval kan logischerwijs worden volstaan met ondertekening van het formulier van de eed of belofte en hoeft dit dus niet voorgelezen te worden in aanwezigheid van een persoon in een hogere functie. De Regeling eed of belofte financiële sector 2015 geeft hierop nadere toelichting.

Dit betreft dagelijks beleidsbepalers (bestuurders) en leden van het orgaan dat belast is met het toezicht op het beleid en de algemene gang van zaken (interne toezichthouders, zoals commissarissen) van financiële ondernemingen. Ook de personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bank of verzekeraar die een leidinggevende functie vervullen direct onder het eerste echelon van de dagelijks beleidsbepalers en verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen van wie de werkzaamheden het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden.

In de Wet op het financieel toezicht (Wft) is in de artikelen 3:8, tweede lid, en artikel 4:9, negende lid, bepaald dat regels kunnen worden gesteld met betrekking tot de eed of belofte die afgelegd hoort te worden door personen voor wie de geschiktheidseis geldt.

De eed of de belofte voor medewerkers die het risicoprofiel van de onderneming bepalen of klantcontact hebben, maakt onderdeel uit van de integere en beheerste bedrijfsvoering, wat een aangelegenheid is van de onderneming. Dit volgt uit artikel 4:15a, lid 1, Wft waarin staat dat de onderneming procedures en maatregelen dient te hebben die waarborgen dat de werknemers die het betreft de eed of de belofte afleggen. Het is zodoende aan de financiële onderneming zelf – en daarmee ook diens primaire verantwoordelijkheid – om ervoor zorg te dragen dat deze medewerkers een eed of een belofte afleggen en naleven. Dit volgt dan weer uit artikel 4:15a, lid 2, Wft.

De leidinggevenden van degenen met inhoudelijk klantcontact en compliance officers zullen doorgaans onder de verbreding van de eed of de belofte vallen; deze personen, waaronder in het bijzonder compliance officers, kunnen immers over het algemeen het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk beïnvloeden. Dit geldt – afhankelijk van de omstandigheden – ook voor personen die betrokken zijn bij ICT-programma’s en productontwikkeling.

Een intentieverklaring dat de persoon de eed of belofte zal afleggen is onderdeel van de geschiktheidseisen (‘professioneel gedrag’). Wij vinden het belangrijk dat een beleidsbepaler of intern toezichthouder aangeeft bereid te zijn om integer en professioneel te handelen en dus de eed of belofte wil afleggen.

Het is belangrijk dat (bepaalde) personen in de financiële sector zich (ten volle) bewust zijn van de gedragsregels die hen persoonlijk aangaan en ervan doordrongen zijn dat werken in de financiële sector maatschappelijke verantwoordelijkheid met zich brengt. Of iemand in tijdelijke of vaste dienst is, dan wel via een uitzendbureau of detachering is aangesteld, of binnen de onderneming een andere functie gaat verrichten, maakt in dit verband geen verschil. Het gaat om de inhoudelijke activiteiten die de werknemer verricht of kan verrichten. Om deze reden moeten medewerkers (in tijdelijke en vaste dienst), maar ook uitzendkrachten en gedetacheerden, een eed of belofte afleggen en naleven. Het staat de onderneming of de sector in brede zin uiteraard vrij om de eed of belofte indien gewenst breder toe te passen.

Deze registratie moet in ieder geval op een zodanige wijze plaatsvinden dat deze eenvoudig toegankelijk is voor de toezichthouders. Voorbeelden hiervan zijn elektronische registratie van het afleggen én ondertekenen of het toevoegen van de ondertekende eed of belofte aan het personeelsdossier van de persoon die de eed of de belofte heeft afgelegd. Ook kan de betrokkene in een systeem aangeven dat de eed of de belofte is afgelegd en ondertekend. In dat geval is het niet noodzakelijk om de ondertekende eed of belofte toe te voegen aan het personeelsdossier.

Deze registratie moet in ieder geval op een zodanige wijze plaatsvinden dat deze eenvoudig toegankelijk is voor de toezichthouders. Voorbeelden hiervan zijn elektronische registratie van het afleggen én ondertekenen of het toevoegen van de ondertekende eed of belofte aan het personeelsdossier van de persoon die de eed of de belofte heeft afgelegd. Ook kan de betrokkene in een systeem aangeven dat de eed of de belofte is afgelegd en ondertekend. In dat geval is het niet noodzakelijk om de ondertekende eed of belofte toe te voegen aan het personeelsdossier.

De tekst van de eed of belofte voor personen van financiële ondernemingen waarvoor de eisen van geschiktheid gelden (beleidsbepalers bijvoorbeeld), is voorgeschreven in de bijlagen van de regeling.

Ook is bepaald uit welke elementen de eed of belofte tenminste moet bestaan voor andere medewerkers van ondernemingen op wie de eed van toepassing is. Bij de laatste groep mag de onderneming de eed of belofte eventueel aanvullen met het oog op de specifieke activiteiten van de onderneming of de functie(groep) van de persoon.

Deze flexibele benadering biedt de onderneming de mogelijkheid om de eed of belofte toe te spitsen op de persoon die hem dient af te leggen. Hiermee wordt beoogd de betrokkenheid van de onderneming bij de eed en belofte te bevorderen. Dit alles mag niets afdoen aan de strekking van de eed.

Het staat ondernemingen vrij andere werknemers die de eed niet verplicht hoeven af te leggen een vergelijkbare eed of belofte te laten afleggen. Dit is op vrijwillige basis en valt niet onder de regels van de Wft.

De leidinggevenden van degenen met inhoudelijk klantcontact en compliance officers zullen doorgaans onder de verbreding van de eed of de belofte vallen; deze personen, waaronder in het bijzonder compliance officers, kunnen immers over het algemeen het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk beïnvloeden. Dit geldt – afhankelijk van de omstandigheden – ook voor personen die betrokken zijn bij ICT-programma’s en productontwikkeling.

Personen die geen wezenlijke invloed op het risicoprofiel van de financiële onderneming kunnen uitoefenen of geen financiële diensten kunnen verlenen, vallen niet onder de reikwijdte. Hierbij kan worden gedacht aan functies als receptionist, schoonmaker, medewerker catering maar ook aan een medewerker werkzaam bij de klantenservice (zoals de call centre-medewerker die klanten uitsluitend telefonisch doorverwijst naar een bepaalde afdeling of uitsluitend adresgegevens verwerkt). Ook kan hierbij worden gedacht aan medewerkers die achter de schermen in een organisatie werken, zoals niet-bepalende IT- of juridische functies. Dit hangt af van de omstandigheden van het geval (waaronder de aard van de onderneming).

Personen die geen wezenlijke invloed op het risicoprofiel van de financiële onderneming kunnen uitoefenen of geen financiële diensten kunnen verlenen, vallen niet onder de reikwijdte. Hierbij kan worden gedacht aan functies als receptionist, schoonmaker, medewerker catering maar ook aan een medewerker werkzaam bij de klantenservice (zoals de call centre-medewerker die klanten uitsluitend telefonisch doorverwijst naar een bepaalde afdeling of uitsluitend adresgegevens verwerkt). Ook kan hierbij worden gedacht aan medewerkers die achter de schermen in een organisatie werken, zoals niet-bepalende IT- of juridische functies. Dit hangt af van de omstandigheden van het geval (waaronder de aard van de onderneming).

Bij vergunningaanvraag en toetsing van dagelijks beleidsbepalers en/of toezichthouders (art 4:9 lid 1 Wft ), moet een verklaring worden opgestuurd dat de dagelijks beleidsbepaler en/of toezichthouder de eed of belofte binnen drie maanden na indiensttreding aflegt. Dit geldt niet voor overige medewerkers die de eed dienen af te leggen (art. 4:15a Wft). De AFM slaat de toegestuurde verklaring op waarin staat dat dagelijks beleidsbepalers en toezichthouder binnen drie maanden de eed of belofte afleggen. De ingevulde en ondertekende eed/belofte hoeft dus niet opgestuurd te worden naar de AFM, noch voor nieuwe, noch voor zittende beleidsbepalers en/of toezichthouders. Bij controle kan de registratie van de eed of belofte wel worden gecontroleerd.

De eed of de belofte voor deze groep medewerkers maakt onderdeel uit van de integere en beheerste bedrijfsvoering. Dat is een aangelegenheid van de onderneming. Het is zodoende aan de financiële onderneming zelf – en daarmee ook diens primaire verantwoordelijkheid – om ervoor zorg te dragen dat deze medewerkers een eed of een belofte afleggen en naleven. Het is de bedoeling dat deze groep die personen omvat die het ethisch gehalte van de sector bepalen dan wel de ethische personificatie van de onderneming vormen.

De afbakening van personen van wie de werkzaamheden het risicoprofiel van de financiële onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden, sluit aan op de groep medewerkers die onderdeel zijn van de richtlijn kapitaaleisen alsmede de Regeling beheerst beloningsbeleid. Deze personen worden in de richtsnoeren van de Europese Bankenautoriteit (EBA) gedefinieerd als ‘identified staff’. Het betreft de groep medewerkers die met zijn werkzaamheden verantwoordelijk is voor de risico’s van de activiteiten die wezenlijk van invloed zijn op het risicoprofiel van de financiële onderneming.

Financiële ondernemingen zijn zelf verantwoordelijk voor de aflegging en registratie van de afgelegde eed en belofte, als onderdeel van hun procedures en maatregelen. Ook als de aflegging en registratie zijn uitbesteed aan een derde partij, blijft de ondertoezichtstaande verantwoordelijk dat dat op een juiste manier gebeurt.

Ook voor deze groep medewerkers, maakt de eed of belofte onderdeel uit van de integere en beheerste bedrijfsvoering, wat een aangelegenheid is van de onderneming. Het is zodoende aan de financiële onderneming zelf – en daarmee ook diens primaire verantwoordelijkheid – om ervoor zorg te dragen dat deze medewerkers een eed of belofte afleggen en naleven. Het is de bedoeling dat deze groep die personen omvat die het ethisch gehalte van de sector bepalen dan wel de ethische personificatie van de onderneming vormen.

De afbakening van de groep medewerkers die (namens de financiële onderneming) financiële diensten verleent, sluit aan op artikel 4:9, tweede lid Wft dat samenhangt met artikel 6, onderdeel a, van het Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft. Dit zijn de personen bij de betreffende financiële ondernemingen die het contact met de klant hebben, voor zover daarbij informatie wordt uitgewisseld die betrekking heeft op de inhoud van de financiële dienst (de zogenaamde klantmedewerkers). Daartoe behoort in ieder geval degene die een klant adviseert over een financieel product.

Maar ook medewerkers die een klant, al dan niet op diens verzoek, informeren over bijvoorbeeld de samenstelling of de werking van een financieel product, zonder dat de klant daarbij wordt geadviseerd, hebben inhoudelijk klantcontact. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan degene die in het kader van een execution-only relatie de klant bedient. Ook binnendienstmedewerkers die polissen opmaken hebben in die hoedanigheid inhoudelijk klantcontact.

Het niet naleven van de eed of belofte, of het niet afleggen ervan, kan consequenties hebben. Waar het gaat om beleidsbepalers of interne toezichthouders, kan dit van invloed zijn op hun geschiktheid. De AFM en/of DNB kunnen ook overgaan tot (her)toetsing (zie ook onder ‘Ben ik automatisch niet meer geschikt als ik de eed niet heb afgelegd of overtreed?').

Wanneer (andere) medewerkers de eed niet afleggen of overtreden, kan dit gevolgen hebben voor de integere en beheerste bedrijfsvoering van de vergunninghouder (art. 4:15a Wft). In geval van overtreding van deze bepaling, zal de toezichthouder bestuursrechtelijke maatregelen kunnen treffen, zoals het opleggen van een boete aan de onderneming.

Toezicht op naleving van de eed en belofte die door individuele medewerkers is afgelegd (niet zijnde: personen die op geschiktheid worden getoetst) wordt gedaan door de financiële onderneming zelf en valt dus niet onder het toezicht van de AFM of DNB. Als een bankmedewerker die de eed of belofte heeft afgelegd deze niet naleeft, kan de bankmedewerker tuchtrechtelijk worden aangesproken bij Stichting Tuchtrecht Banken.