Openbaarmaking voorwetenschap

Voorwetenschap is niet openbaar gemaakte informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk (onrechtstreeks) betrekking heeft op een uitgevende instelling, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de financiële instrumenten van de uitgevende instelling.

Best Practices - Uitgevende instellingen

De AFM houdt marktbrede inventarisaties over het proces van opstellen, publicatie en verspreiding van voorwetenschap door beursgenoteerde ondernemingen. Daarbij verkennen we ook specifieke thema’s, zoals de risico’s van cybercriminaliteit bij het vertrouwelijk houden van voorwetenschap en het volledig en actueel hebben en houden van insiderlijsten. Op basis daarvan publiceren wij ‘best practices’, die ondernemingen helpen omgaan met voorwetenschap. We updaten de ‘best practices’ regelmatig met nieuwe inzichten.

Contact

Heeft u hierover vragen of behoefte aan een nadere toelichting? Het monitoringteam van de AFM houdt toezicht op de openbaarmaking van voorwetenschap. Zij zijn bereikbaar op +31 (0)20-797 3777 of via e-mail: marketsupervision@afm.nl. Ook voor andere vragen over voorwetenschap kunt u hier terecht.

Hoe maakt u voorwetenschap openbaar?

Stuur zo snel mogelijk een persbericht naar media waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat een snelle en doeltreffende verspreiding van de gereglementeerde informatie in alle lidstaten is gewaarborgd, bijvoorbeeld Bloomberg, Dow Jones en/of ANP/Reuters.
Publiceer de voorwetenschap op uw website
Stuur de informatie tegelijkertijd naar de AFM. Het formulier hiervoor kunt u vinden in Loket AFM.

Medewerkers van instanties in het publieke domein

Regelmatig constateert de AFM dat instanties die zelf niet beursgenoteerd zijn, informatie verspreiden die een significante invloed kan hebben op koersen van financiële instrumenten zoals aandelen en obligaties van beursgenoteerde ondernemingen. Deze informatie wordt gekwalificeerd als voorwetenschap. Het handelen in financiële instrumenten met gebruik van voorwetenschap en het tippen of delen van deze informatie is verboden. Het is dan ook van belang dat medewerkers van instanties in het publieke domein zorgvuldig met dergelijke informatie omgaan.

Brochure

De AFM heeft daarom een brochure opgesteld waarin aanbevelingen worden gedaan om (onbedoeld) verspreiden van voorwetenschap door instanties en haar medewerkers te voorkomen. De brochure is bestemd voor onder meer rechtbanken, centrale banken, toezichthouders, ministeries, mededingingsautoriteiten, vakbonden en brancheverenigingen.

Informatie die voorwetenschap kan vormen bij deze instanties betreft bijvoorbeeld:

het opleggen van een sanctie aan een beursgenoteerd bedrijf.
goedkeuring door mededingingsautoriteiten van een overname,
het verlenen van een vergunning of een gerechtelijke uitspraak.

Handvatten voor uitgevende instellingen bij het omgaan met voorwetenschap

De hoofdregel bij het omgaan met voorwetenschap is dat u voorwetenschap zo snel mogelijk moet publiceren (artikel 17 MAR).

Uitstel

Uitstel van openbaarmaking van voorwetenschap is slechts mogelijk als wordt voldaan aan 3 cumulatieve voorwaarden:

U mag alleen wachten met het openbaar maken van de informatie als onmiddellijke openbaarmaking waarschijnlijk schade zou toebrengen aan de rechtmatige belangen van de uitgevende instelling.
Als het niet waarschijnlijk is dat het publiek door het uitstel zou worden misleid.
Als de uitgevende instelling in staat is om de vertrouwelijkheid van de betreffende informatie te garanderen.

Wanneer u de openbaarmaking van voorwetenschap uitstelt, let dan op het volgende:

Houd de voorwetenschap vertrouwelijk.
Houd de kring van betrokken insiders zo klein mogelijk.
Zorg voor een actueel noodpersbericht.

Achteraf melden van uitstel van openbaarmaking

Voor de openbaarmaking van voorwetenschap geldt als hoofdregel dat voorwetenschap, die rechtstreeks betrekking heeft op de betrokken uitgevende instelling, zo snel mogelijk openbaar moet worden gemaakt door die uitgevende instelling. Als uitzondering op die hoofdregel kan een uitgevende instelling, als zij aan drie cumulatieve voorwaarden voldoet, het openbaar maken van de voorwetenschap uitstellen. Dat uitstel moet worden gemeld bij de AFM, onmiddellijk nadat de betreffende voorwetenschap openbaar is gemaakt. De AFM maakt hierbij gebruik van een lidstaatoptie. In het formulier dat gebruikt wordt voor het deponeren van persberichten is de optie opgenomen om uitstel van openbaarmaking van voorwetenschap te melden aan de AFM (zie de link hiernaast voor verdere uitleg). U vindt hier meer informatie over Hoe meld ik uitstel van voorwetenschap

Voor een uitgevende instelling die een kredietinstelling of een andere financiële onderneming is, kan onder afwijkende voorwaarden, voorwetenschap die betrekking heeft op (tijdelijke) liquiditeitsproblemen (en kan leiden tot systeemgevolgen) uitgesteld worden van openbaarmaking voorwetenschap. U moet hiervoor vooraf (schriftelijke) toestemming van de AFM hebben.

U kunt een melding van uitstel van voorwetenschap doorgeven via de Loket AFM.

Voorkom geruchten

Op het moment dat een uitgevende instelling zelf niet heel regelmatig met informatie naar buiten komt, dan kan de markt zelf conclusies gaan trekken, berichten vergeten of berichten ‘verzinnen’. Voorkom geruchten door als uitgevende instelling zelf het initiatief te nemen en te houden door de markt goed geïnformeerd te houden, bijvoorbeeld:

Wees duidelijk en concreet over uw strategie; houd niet alle opties open, behalve wanneer dat de realiteit betreft.
Vergroot uw ervaring met het openbaar maken van (algemene) informatie en uw ervaring met het te woord staan van de pers door vaker naar buiten te treden met informatie over uw onderneming. Hierdoor verlaagt de drempel om met een persbericht naar buiten te komen en krijgen beleggers en de pers een beter beeld van actuele zaken die bij een uitgevende instelling spelen.
Geef met grote regelmaat een update van lopende strategieën en ontwikkelingen. Herhaal bijvoorbeeld bij het openbaar maken van cijfers (kwartaal, halfjaar, jaarcijfers) nog altijd actuele berichten zoals een vooruitzicht, uw lange termijndoelen, uw strategie en de ontwikkeling daarvan. Deze uitgangspunten laten minder ruimte voor partijen om (juiste of onjuiste) geruchten te verspreiden, strategisch te lekken, met als doel een uitgevende instelling uit de tent te lokken. Het op deze manier omgaan met voorwetenschap maakt het gemakkelijker voor de uitgevende instelling om te verwijzen naar al bekendgemaakte informatie. Zo houdt u dus zelf de regie.

Omgaan met niet-openbaar gemaakte voorwetenschap en insiders

De afgelopen jaren heeft de AFM met regelmaat vastgesteld dat het op een juiste wijze omgaan met ‘niet openbaar gemaakte voorwetenschap’ geen eenvoudige opgaaf is voor diverse betrokken marktpartijen.

Wanneer voorwetenschap, bijvoorbeeld bij overnametrajecten, niet vertrouwelijk wordt gehouden, dan verliest de uitgevende onderneming het recht op uitstel en ontstaan mogelijkheden tot marktmisbruik, zoals tippen en handel met voorwetenschap. Daarnaast kan sprake zijn van inbreuk op de biedingsregels.

Om te kunnen beoordelen waar uitdagingen zich vooral voordoen in trajecten die leiden tot voorwetenschap zijn in 2012 en 2016 gesprekken gevoerd met een selectie van uitgevende instellingen, juridische en financiële adviseurs. De benaderde partijen hebben zich zonder uitzondering zeer open opgesteld, wat de waarde van de gesprekken heeft vergroot. Door deze gesprekken is relevante informatie opgehaald die de AFM in staat stelt met nuttige handvatten te komen voor het nog beter kunnen omgaan met voorwetenschap en insiders.

Overnametrajecten

Bepaal in een vroegtijdig stadium of een voorgenomen overname - in de nabije toekomst - voorwetenschap kan opleveren. De volgende aspecten kunnen daarbij van belang zijn:

de omvang van de transactie (zoals winst en EBITDA van de doelvennootschap)
of een aankoop in uw strategie past;
of een voorgenomen overname eerder ter sprake is gekomen, bijvoorbeeld in een persbericht of analistenrapport;
of de aankoop bijvoorbeeld past bij de uitstraling van de eigen onderneming;
of de doelvennootschap en/of de bieder een notering heeft.

Ben u als uitgevende instelling heel bewust van de keuze bij wie u informatie neerlegt: welke partij vormt de meest betrouwbare partij voor uw onderneming? Houd de meest concrete informatie zo lang mogelijk voor u.

Denk bij overnametrajecten, ook aan het afspreken van incentives met betrokken partijen voor het vertrouwelijk houden van het onderhandelingstraject. Beding bijvoorbeeld een korting voor de afgesproken fee bij het ontstaan van geruchten of bij lekken van voorwetenschap of in het geval dat prematuur een persbericht moet worden gepubliceerd.

Op een openbaar bod op aandelen van een in Nederland genoteerde vennootschap zijn de Nederlandse biedingsregels van toepassing. De biedingsregels zorgen voor adequate transparantie en een zorgvuldig proces. Wanneer tijdens een overnametraject bijvoorbeeld toch geruchten ontstaan, dan weegt de AFM de belangen van alle betrokken partijen mee. Naast de bieder zijn dit de doelvennootschap, beleggers en overige stakeholders van de doelvennootschap. De AFM kan de betrokken uitgevende instelling verplichten tot het uitbrengen van een persbericht.

Handvatten bij het omgaan met insiderslijsten en met niet openbaar gemaakte voorwetenschap

Meer weergeven

Alle personen die op regelmatige of incidentele basis, kennis hebben van nog niet openbaar gemaakte voorwetenschap, moeten op een zogeheten insiderslijst worden geplaatst.

De verplichting uit artikel 18 MAR om een insiderslijst bij te houden, heeft in het algemeen betrekking op uitgevende instellingen en iedereen die namens of voor rekening van de uitgevende instelling optreedt. De lijst van insiders moet voortdurend bijgewerkt worden.

Handvatten

Als binnen uw organisatie nagedacht wordt over het omgaan met niet openbaar gemaakte voorwetenschap, neem dan de volgende aanbevelingen in acht:

Zorg voor één medewerker (met achtervang) die binnen een (deal-/project-)team zorgt voor het actueel houden van de insiderslijst en voor de toegang tot het afgeschermde (digitale) dossier. Bijvoorbeeld een compliance medewerker.
Bouw bepaalde waarborgen in. Geef medewerkers bijvoorbeeld pas toegang tot het digitale (advies)dossier en tot de mogelijkheid om tijd te schrijven op het betrokken project nadat zij op de insiderslijst staan.
Zorg voor een afgeschermde digitale omgeving (bijvoorbeeld door een afgeschermde mappenstructuur) waar alleen die mensen toegang toe hebben, die bij het project betrokken zijn.
Beveilig documenten met wachtwoorden.
Werk met codenamen voor projecten.
Werk in ‘cloud’ omgevingen uitsluitend met openbare stukken.
Zorg voor beperkte toegang tot gevoelige e-mails en afspraken in agenda’s: let op leesrechten voor ondersteunend personeel. Op het moment dat deze personen toegang hebben tot e-mails gericht aan primaire insiders, dan moeten ook deze personen aan de insiderslijst worden toegevoegd.
Zet iedere persoon die bij voorwetenschap is betrokken op de insiderslijst. Van ondersteunend personeel tot beleidsbepalers (ook wanneer die geen onderdeel uitmaken van een dealteam, maar wel bekend zijn met het traject, zoals de CEO). Ook partijen die in het kader van conflict clearing of conflict check of customer due dilligence eenmalig vroegtijdig op de hoogte raken van een beoogd overname traject horen op de lijst te staan. Ook medewerkers van de Europese Commissie die betrokken raken in het kader van de EU mededingingsregels horen op de lijst te staan.
Maak gebruik van geheimhoudingsverklaring (non-disclosure agreements of nda’s) voor alle medewerkers die betrokken raken bij voorwetenschap. Verbind arbeidsrechtelijke consequenties aan het herleidbaar betrokken zijn van medewerkers bij misbruik van voorwetenschap. Raadpleeg daarvoor bijvoorbeeld een juridisch adviseur.
Stuur telkens een geüpdatete insiderlijst aan de groep insiders wanneer personen aan de insiderslijst worden toegevoegd. Op die manier weten de insiders met wie ze over het project kunnen spreken.
Deel aan het thuisfront vooraf mee dat je als primaire insider kennis kunt hebben van voorwetenschap waar je niets over kunt meedelen. Of maak als werkgever betrokken medewerkers expliciet verantwoordelijk voor hun gezinsleden of huisgenoten voor het geval een gezinslid of huisgenoot toch voorwetenschap opvangt.
Let op met thuiswerken: werk met openbare stukken. Op het moment dat dat niet mogelijk is, laat medewerkers zich bewust zijn van het risico dat zij lopen en de gevolgen die dat voor hen en voor hun baan kan hebben.
Laat de manier waarop u uw medewerkers informeert over de verantwoordelijkheid die komt kijken bij het kwalificeren als primaire insider afhangen van de behoefte die binnen uw onderneming bestaat.Er bestaan verschillende manieren die kunnen aansluiten bij de heersende cultuur, zoals informeren door:

het eigen management
een presentatie van de AFM (u kunt daarvoor contact met ons opnemen via + 31 (0)20-797 3777 of via marketsupervision@afm.nl)
een vaste adviseur
een vorm van permanente educatie
concrete zaken/voorbeelden, zoals: de uitspraak van 18 februari 2011 van de Rechtbank Amsterdam, LJN: BP5069.

Uitkomsten uitvraag 2017 naar MAR 17 en MAR 19

Eind april 2017 heeft de AFM een korte vragenlijst over een aantal specifieke kwalificaties uit de Europese Verordening marktmisbruik nr. 596/2014 uitgestuurd aan uitgevende instellingen die aan Euronext Amsterdam zijn genoteerd.