‘Blijf monitoren of je genoeg actuele communicatiekennis hebt’

Wat zie jij als belangrijke uitdagingen in communicatie tijdens de transitie?

‘Deelnemers meenemen bij de evenwichtige verdeling van het pensioenvermogen en realistische verwachtingen wekken van het nieuwe stelsel zijn belangrijke uitdagingen bij de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. En dan wil je ook nog zo persoonlijk mogelijk met een deelnemer communiceren. Iemand die bijna met pensioen gaat heeft immers een andere informatiebehoefte dan een jongere die op het transitieoverzicht ziet dat zijn pensioen in het goedweerscenario heel hoog lijkt te worden. Iemand die overweegt om van baan te veranderen, wil weer andere dingen weten. En tegelijkertijd zijn er verschillende wettelijke normen en leidraden van de AFM. Dat is een uitdaging die wat van bestuurders vergt.’

Wat betekent dat dan voor bestuurders?

‘Als eerste natuurlijk dat je de deelnemer centraal zet en je kennis en ervaring met communicatie op peil en actueel is. Maar deze transitie vergt éxtra deskundigheid en ervaring. Het is voor veel pensioenfondsen een ingewikkelde operatie; als je communicatie daar niet vanaf het begin in meeneemt, heb je kans dat dit een sluitstuk wordt. Het is belangrijk om communicatie in je primaire bedrijfsprocessen en besluitvorming te integreren. Bij alles wat je doet moet je je afvragen: wat betekent dit voor mijn deelnemers en hoe leg ik de gevolgen op begrijpelijke wijze aan hen uit? Ik hoor communicatiedeskundigen wel eens verzuchten dat zij recht moeten praten wat krom is. Dat wil niemand natuurlijk.’

En je staat als pensioenfondsbestuurder onder toezicht!

‘Ja, dat is een extra factor om rekening mee te houden. Je opereert in een gereguleerde sector, waar allerlei wettelijke eisen gelden en waar wij op toezien. Ook dat speelveld moet je kennen. En je moet in staat zijn om de compliancefunctie binnen het pensioenfonds goed in te richten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je een proces inricht dat afwijkt van de wettelijke norm.’

Hoe zorg je dat je communicatiekennis en -ervaring hebt?

‘Blijf monitoren of je genoeg actuele kennis hebt. Zorg dat het deskundigheidsplan van het bestuur ook modules communicatie bevat, net zoals er vaak ook aparte sessies over keuzebegeleiding zijn voor het bestuur. Vragen die je daar onder andere bij kunnen helpen:

• Nemen we het communicatieperspectief vroegtijdig mee in de besluitvorming, stellen we vaak genoeg de vraag: hoe gaan we dit uitleggen aan onze verschillende deelnemersgroepen?
• Zorgen we in de aansturing van onze organisatie en de PUO dat verschillende disciplines (actuarieel, communicatie, juridisch et cetera) samenwerken om gevolgen voor deelnemers in kaart te brengen en goede communicatie op te stellen? Hoe borg je dat communicatiemedewerkers vroegtijdig zijn betrokken, bijvoorbeeld bij het actuariële proces?
• Houden we in onze besluitvorming over communicatie voldoende rekening met deelnemers in kwetsbare situaties? Denken we voldoende na over de verschillende doelgroepen in onze populatie? Weten we zeker dat we alle groepen duidelijk in beeld hebben? Hebben we de communicatie onder onze deelnemers getoetst?
• Hebben we genoeg kennis van de wettelijke eisen, de leidraden van de AFM en de wijze waarop de AFM hierop toezicht houdt? Hoe blijven we op de hoogte van de laatste ontwikkelingen?'

En hoe zit dat met nieuwe bestuurders?

'Zorg dat nieuwe bestuurders geschikt zijn voor de uitdaging waar ze voor staan. En als bestuurders niet eerder in de pensioensector hebben gewerkt: bereid ze voor, juist ook op het terrein van de toezichthouders. Wij helpen hier graag in mee: begin 2025 organiseren we een kennismakingsbijeenkomst voor nieuwe en aspirant-bestuurders. We sturen eind november alle besturen hiertoe een uitnodiging.' 

Meer informatie

Overzicht Transitiebulletins