Nieuws 10/09/23

Vijf lessen uit eerste beoordelingsronde communicatieplannen

De eerste communicatieplannen voor de transitie zijn beoordeeld. We zagen goede uitwerkingen, maar ook punten die beter kunnen. We hebben dat vertaald in 5 punten, die je kan gebruiken om tot een goed plan te komen. Waar mogelijk, geven we voorbeelden die we in de praktijk tegenkomen.

Kern van het plan: koppel doelgroepen, doelen, boodschappen, momenten en middelen aan elkaar

De verschillende elementen van een communicatieplan horen bij elkaar. Samen leiden ze tot effectieve communicatie aan deelnemers. Leg in het communicatieplan dus vast welke boodschap met welk middel aan wie wanneer wordt gecommuniceerd en vooral ook bij welke doelstelling dat aansluit.

Schrijf een communicatieplan dat je echt kan gebruiken

Het communicatieplan zorgt dat je weet wat je doelen zijn, welke stappen je gaat zetten om die te halen en hoe je gaat bijsturen. Zo is voor alle betrokkenen duidelijk wat jullie gaan doen. Nieuwe communicatiemedewerkers kunnen op basis van het plan meteen aan de slag en nieuwe intern toezichthouders begrijpen welke keuzes jullie hebben gemaakt. Schrijf het plan dus niet voor de wetgever, de AFM en zelfs niet voor de deelnemer. Schrijf het zo dat je er zelf goed mee aan de slag kan en gedurende de transitie focus blijft houden op je communicatiedoelen. Lees welke informatie uit het communicatieplan je op je website kan zetten om te voldoen aan de wettelijke eis om deelnemers hierover te informeren

Goed voorbeeld: breng de context in kaart

Wat maakt de situatie voor jullie deelnemers bijzonder? Wat horen zij uit de media en van de overheid en waar verschilt dat van jullie situatie? Een goed voorbeeld: 'In de media merken we dat daar onrust over is. Dat merken we ook aan de vragen die wij nu krijgen en de brieven over "invaren" die we ontvangen van ongeruste deelnemers (vooral gepensioneerden). We kiezen daarom voor een actieve aanpak richting deelnemers waarvoor niets verandert.'

Minder goed voorbeeld: doelstelling gericht op het effect bij deelnemers

Doelstellingen in een communicatieplan zijn bedoeld om te zorgen dat je communicatie effectief is. Met andere woorden: welk effect wil je bereiken bij je ontvanger? Doelstellingen moeten dus gericht zijn op het bereiken van effecten bij deelnemers, en niet op het behalen van organisatiedoelen. Dus niet: 'we voeren vier keer per jaar een steekproef uit onder adviseurs' maar wel: '50% van onze actieve deelnemers (inclusief arbeidsongeschikten) weet in november 2024 dat het pensioenstelsel wijzigt en dat dit voor hen x en y tot gevolg heeft.'

Goed voorbeeld: effectmeting van specifieke doelstelling

Als je gebruik gaat maken van een deelnemersonderzoek, maak dan ook duidelijk welke doelstelling en onderliggende boodschap je op welk moment gaat meten. En aan wie ga je welke vraag stellen? Goed voorbeeld: 'De 3 kennisdoelstellingen vertalen we naar een vragenlijst, die elke deelnemer na afloop van het welkomsttraject ontvangt. Om de vragenlijst aantrekkelijk en laagdrempelig te maken, testen we deze vooraf.' Onderbouw ook waarom jullie dit een goede manier vinden om dit te meten.

Wij organiseren begin oktober rondetafels waarin we een korte toelichting geven op de leidraad communicatieplan en goede voorbeelden delen. Er zal veel ruimte zijn voor het stellen van vragen. Lees meer informatie.