Veelgestelde vragen toezichtrapportage

Onder tweedepijlerpensioenmarkt verstaan wij het pensioen zoals tussen werkgever en werknemer overeengekomen. De rapportage ziet op pensioenen die vallen onder de reikwijdte van de Pensioenwet. In aanvulling hierop verzoeken wij u ook om de pensioenen van directeur grootaandeelhouders (DGA’s) te rapporteren die zijn ondergebracht bij een pensioenuitvoerder.

Wij hebben ons toezicht risicogestuurd ingericht en gebruikt verschillende risico-indicatoren om haar capaciteit zo effectief mogelijk in te zetten. Wij verwachten op basis van deze Rapportage inzicht tweedepijlerpensioenmarkt eerder ontwikkelingen in deze markt te kunnen zien en ongewenste effecten daarvan tegen te gaan. Daarom vragen wij bij pensioenuitvoerders informatie op die deze inzichten kunnen verschaffen. Wij vragen deze informatie op grond van artikel 151 en 153 Pensioenwet (Pw) jo. artikel 5:16 en 5:17 Algemene wet bestuursrecht (Awb) op.

Wij registreren u als pensioenuitvoerder in haar systeem onder een uniek identificatienummer. Dit identificatienummer vermelden wij in het informatieverzoek dat u van ons krijgt. Dit identificatienummer dient u in de rapportage te vermelden, zodat wij dit kunnen gebruiken om de gegevens te koppelen aan haar systeem.

De rapportage 2023 moet u net voorgaande jaren als XML-bestand opslaan. In tegenstelling tot de voorgaande jaren dient u het XML-bestand te verpakken als zip-bestand, voordat u deze via het AFM-portaal uploadt. U mag hierbij uw eigen naamgeving aanhouden. Het zip-bestand uploadt u dan via het AFM portaal.

Voor de Rapportage inzicht tweedepijlerpensioenmarkt worden alle pensioenuitvoerders uitgenodigd die tweedepijlerpensioenen mogen aanbieden. U krijgt geen uitnodiging als:

1. u niet meer actief bent (uw vergunning is ingetrokken);
2. u in het kalenderjaar 2023 in liquidatie bent gegaan en de collectieve waardeoverdracht heeft plaatsgevonden in of voor 2023;
3. uw vergunning na 31 december 2023 is verleend (dan hoeft u dit jaar nog niet deel te nemen).

Is geen van de hierboven genoemde situaties op u van toepassing, neemt u dan contact op met het Ondernemersloket via ondernemersloket@afm.nl. U kunt daar ook een terugbelverzoek achterlaten.

Ja. Op grond van artikel 151, zesde lid, Pensioenwet (Pw) en artikel 153 Pw en artikel 168 Pw juncto artikel 5:16 en artikel 5:17 Algemene wet bestuursrecht (Awb) zijn wij bevoegd deze inlichtingen te vorderen. Voor beroepspensioenfondsen: artikel 146, zesde lid, en artikel 148 en artikel 163 Wet verplichte beroepspensioenregeling. Wij wijzen u erop dat u ingevolge het bepaalde in artikel 5:20 Awb verplicht bent om binnen de gestelde termijn ons de gevraagde inlichtingen te verstrekken. Indien wij binnen de gestelde termijn geen schriftelijke reactie van u ontvangen of indien wij de reactie niet toereikend achten, kunnen wij passende maatregelen treffen.

Ja, u moet rapporteren zolang uw vergunning nog actief is en in het geval u in liquidatie was de collectieve waardeoverdracht niet vóór 31 december 2023 heeft plaatsgevonden.

Nee, u dient één rapportage in te dienen over alle kringen gezamenlijk.

Voor het proces van registratie van uw instelling en het machtigen van gebruikers verwijzen wij naar de handleiding op de inlogpagina van het AFM Portaal. De eerste registratie dient voltooid te worden door een wettelijk vertegenwoordiger, deze kan vervolgens anderen machtigen om de rapportages aan te leveren.

Het AFM Portaal beschikt over de mogelijkheid om het wachtwoord opnieuw aan te vragen. Dit kunt u doen door te klikken op ‘Wachtwoord vergeten?’ en vervolgens het e-mail adres aan te geven van uw bestaande account. U ontvangt dan via e-mail een nieuw wachtwoord. Als het niet lukt om via deze weg weer in te loggen kunt u een bericht sturen aan het Ondernemersloket via ondernemersloket@afm.nl.

Zodra de rapportage op het AFM Portaal is ingediend en op de status ‘Ingediend’ of ‘In behandeling’ staat, is het niet meer mogelijk om wijzigingen aan te brengen. Wanneer de validatiecontroles leiden tot het afkeuren van de rapportage wordt de aanlevering opnieuw open gezet en kan een aangepaste versie worden ingestuurd. Indien u een verkeerde rapportage heeft ingestuurd en deze wilt herroepen neemt u dan contact op met het Ondernemersloket via ondernemersloket@afm.nl.

Ja, u kunt alleen via het AFM Portaal de rapportage uploaden en versturen.

Het is verstandig om vooraf te controleren of de door u ingevoerde data voldoen aan de technische vereisten. Dit heet valideren. Dit doet u als volgt: als u het invulblad geopend heeft in Excel kunt u in de programmakop onder “Data” en vervolgens “Properties” de optie valideren aanvinken, voordat u het bestand opslaat als XML. 
Hoe u dit exact doet, ziet u in het document ‘Specificatie Toezichtrapportage Tweedepijlerpensioen rapportagejaar 2023’.

Ja, u dient alle datavelden op de tabbladen 1, 2, 4, 5, 8 en 10 vullen. De gevraagde datavelden in de tabbladen 3, 6, 7 en 9 dient u te vullen voor zover deze van toepassing zijn. Ter illustratie, als u geen premieovereenkomsten in de opbouwfase in portefeuille heeft, dan kunt u tabblad 3 in geheel verwijderen uit de Excel-file. Wanneer verplichte datavelden leeg worden gelaten zal de XML bij het insturen een foutmelding geven. Indien een dataveld ‘niet van toepassing’ is, dan dient u dit expliciet aan te geven.

Bepaalde datavelden lichten ‘geel’ op wanneer u bij één en/of meerdere datavelden een bepaald antwoord heeft gegeven. Deze datavelden zijn wel van toepassing en dient u te vullen. Datavelden kunnen ook ‘grijs’ oplichten. Deze datavelden zijn ‘niet van toepassing’. Let op, u dient dit dataveld wel te vullen met ‘niet van toepassing’ of ‘-1’.

De eerste regel op de tabbladen 3, 6 en 7 wordt ‘zwart’, wanneer op basis van eerdere antwoorden u deze tabbladen in zijn geheel leeg kunt laten.

Met het Excel-invulblad kunnen de te rapporteren gegevens worden geëxporteerd als XML-bestand zodat dit kan worden aangeleverd. Bij het exporteren van het invulblad wordt gecontroleerd of de inhoud voldoet aan alle vereisten (XML-validatie). Wanneer dit niet het geval is dan wordt er een foutmelding gegeven. Een aantal mogelijke foutmeldingen worden in Bijlage 1 benoemd zodat de fouten sneller kunnen worden gecorrigeerd.

Het gebruik van het Excel-invulblad om gegevens in tabelvorm om te zetten naar een XML-bestand kent een aantal aandachtspunten. Bijvoorbeeld het toevoegen van nieuwe regels aan de tabbladen 3, 6, 7 en 9. het plakken van de volledige tabelinhoud vanuit een ander bestand of het leeg maken van deze tabbladen wanneer er foutieve data ingevuld is. Een aantal aandachtspunten worden in Bijlage 2 nader toegelicht.

De Excel is opgemaakt in een weergave van 100%. Wanneer er in Excel wordt ingezoomd of uitgezoomd om meer of minder in beeld te krijgen dan past Excel de grootte van sommige cellen aan waardoor er een deel van de omschrijving buiten de cel valt. Door de weergave weer op 100% te zetten zal de volledige omschrijving weer te zien zijn.

Het Excel-invulblad is een hulpmiddel om het gevraagde XML-bestand te maken. Alleen de inhoud van de invulvelden zelf wordt meegenomen bij het exporteren naar XML. Andere inhoud van de Excel-werkbladen komt te vervallen. Een algemene toelichting op de rapportage kan eventueel in rapportageomgeving bij het aanleveren van het XML-bestand worden gegeven.

De invulvelden in het Excel-invulblad zijn gekoppeld aan een vaste structuur van het XML-bestand wat met het exporteren als XML wordt gemaakt. Wanneer het Excel-invulblad wordt aangepast door bijvoorbeeld het verplaatsen, verwijderen, invoegen of wijzigen van velden dan wordt bij opslaan mogelijk niet meer voldaan aan de vereiste structuur. Door een nieuwe versie van het Excel-invulblad te downloaden en daar de gegevens naar te kopiëren (met ‘paste as values’ of ‘plakken als waarden’) zijn veel fouten vaak al opgelost.

In het document ‘Specificatie Toezichtrapportage Tweedepijlerpensioen rapportagejaar 2023’ vindt u een specificatie van alle gevraagde datavelden en bijbehorende definities. Het document ‘Excel- invulblad’ geeft u ook een overzicht van de gevraagde data en bevat toelichting.

U kunt op twee manieren de rapportage samenstellen:

1. u stelt de rapportage samen door direct uit uw systemen het gevraagde XML-bestand te genereren;
2. u voert de gevraagde data in het Excel-invulblad en gebruikt de Excel-functionaliteit om deze gegevens te converteren naar een XML-bestand.

Lees de ‘Specificatie Toezichtrapportage Tweedepijlerpensioen rapportagejaar 2023’ na en bepaal wat voor u het beste werkt.

Ja, er kunnen met Excel maximaal 65.000 registraties per tabblad naar een XML-bestand worden geëxporteerd. Dit betekent dat wanneer u in tabblad 3, 6, 7 of 9 meer dan 65.000 registraties te rapporteren heeft u zelf een XML-bestand uit uw administratiesystemen moet opstellen. U kunt het Excel-invulblad dan nog wel gebruiken om een voorbeeld van een XML-bestand te maken.

De toegestane waarde ‘niet van toepassing’ en ‘-1’ betekenen feitelijk hetzelfde. Bij datavelden waar een numerieke waarde wordt gevraagd dient u ‘-1’ te vullen. Dit wordt als een getal gezien. Bij datavelden waar tekst wordt verwacht vult u ‘niet van toepassing’ in.

Kijk in uw pensioenadministratie in hoeverre deze al aansluit op de vereisten. De inhoudelijke en technische vereisten kunt u vinden in het document ‘Specificatie Rapportage Inzicht Tweedepijlerpensioenmarkt’, dat op onze website is gepubliceerd. Het schema (xsd-bestand) van de aan te leveren rapportage is op dezelfde locatie te vinden. U kunt het Excel-invulblad dat ook op de website te vinden is openen om een indruk te krijgen hoe een rapportage er uit moet zien. Bepaal daarna of u de rapportage zelf samenstelt uit uw eigen administratiesystemen of dat u gebruik maakt van het Excel-invulblad en welke expertise er binnen uw organisatie nodig zal zijn om de rapportage aan te leveren.

De datavalidatie controles vinden gedurende de gehele rapportageperiode plaats. Binnen enkele weken na het moment van indienen, koppelen wij de uitkomsten van de validaties terug. In de maand september vinden meer frequentere datavalidatie controles plaats zodat eventuele correcties nog zoveel mogelijk kunnen worden verwerkt binnen de rapportageperiode. Het validatierapport wordt teruggekoppeld via het AFM Portaal, de gebruiker die de rapportage heeft ingediend ontvangt per e-mail bericht wanneer het validatieresultaat is gepubliceerd.

Wanneer de rapportage is ingediend zal de rapportageverplichting op de status ‘Ingediend’ of ‘In behandeling’ staan. Wij verwerken uw gegevens en controleren deze op basis van de validatieregels zoals beschreven in het Specificatiedocument. Wanneer de gegevens niet voldoen aan één of meer validatieregels, dan zullen wij de rapportageverplichting op ‘Opnieuw indienen’ zetten en kunt u via het portaal het validatieresultaat inzien. U ontvangt dan een bericht van ons.

Wanneer de gegevens wel voldoen aan de validatieregels, dan krijgt de rapportageverplichting de status ‘Voltooid’. Voltooide rapportageverplichtingen blijven zichtbaar in het AFM Portaal (afhankelijk van de gekozen filters) en zijn daarmee uw bevestiging dat de rapportage op correcte wijze is doorlopen. Let op, ondanks dat een rapportage de status ‘Voltooid’ krijgt kan het zijn dat wij vragen hebben over de ingediende rapportage. Bijvoorbeeld in het geval de waarde in euro’s en deelnemers per ongeluk is omgedraaid, en de rapportage derhalve niet plausibel is. Wij nemen dan uiteraard contact met u op en verzoeken u dan om te herrapporteren. 

De data over de door u geadministreerde tweedepijlerpensioenen die u heeft aangeleverd, verzamelen wij en voegen we samen met data die aangeleverd worden door andere pensioenuitvoerders. Op het databestand voeren we analyses uit die bijdragen aan het verkrijgen van een marktbreed beeld van de ontwikkeling van premie-, kapitaal- en uitkeringsovereenkomsten. Het versterken van onze datapositie zal er toe leiden dat wij onze blik op de toekomst houden, en ons toezicht effectiever en efficiënter kunnen inrichten. Wij publiceren jaarlijks een geanonimiseerd overzicht over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de tweedepijlerpensioenmarkt.

Het informatieverzoek dat wij in april 2024 aan u sturen, gaat over de portefeuillestand per 31 december 2023 en de rapportageperiode 2023. In het document ‘Specificatie Toezichtrapportage Tweedepijlerpensioen rapportagejaar 2023’ is per gevraagd datapunt aangegeven of de rapportage ziet op de stand per 31 december 2023 of de rapportageperiode 2023. Deze rapportageperiode wordt gedefinieerd door het datumbereik 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023.

Als u in 2023 geen tweedepijlerpensioenen in portefeuille had, dan hoeft u geen zip-bestand (XML) in te sturen. U bent wel verplicht in te loggen op het AFM Portaal om aan te geven dat u geen tweedepijlerpensioenen hebt die gerapporteerd moeten worden. Dit kunt u doen, nadat u het officiële informatieverzoek heeft ontvangen. In het AFM Portaal wordt dit nader toegelicht.

Alle geregistreerde gebruikers van het AFM Portaal ontvangen per e-mail een bericht wanneer de aanlevering open staat en de rapportage kan worden ingediend. Dit gebeurt medio april 2024.

Uiterlijk 30 september 2024 dient uw rapportage in ons bezit te zijn, daarmee heeft u circa 6 maanden de tijd om de rapportage te voltooien.